Esta é a proposta do Livro Mais Tempo, Mais Dinheiro, de Gustavo Cerbasi e Christian Barbosa. Este, consagrado autor sobre gerenciamento do tempo e criador da Triade Consulting, aquele um dos autores prediletos de finanças pessoais deste que vos escreve.

O livro tem um tom descontraído, e como de praxe do Gustavo e do Christian, não fornece uma “receita de bolo” ou solução instantânea para problemas, mas dicas e orientações sobre como proceder de modo a encontrar um equilíbrio, tanto financeiro quanto na agenda.

Deixando claro que “suas decisões de hoje influenciam toda sua vida futura, determinando o ritmo de construção – ou destruição – de seu bem-estar e prosperidade”, os autores mostram através do que chamam de “ciclos pessoais” uma abordagem interessante a ser cultivada em nossas vidas, tanto no lado profissional quanto pessoal.

Embora algumas vezes o tom beire a auto-ajuda, isso não chega a prejudicar o conteúdo do livro. Em seus 11 capítulos, as seções que achei mais interessantes incluem a busca de uma melhor qualidade de consumo e dicas para remover o improdutivo de nossas vidas.

Com 261 páginas, Mais Tempo, Mais Dinheiro, editado pela Thomas Nelson Brasil é recheado de idéias que podem nos ajudar a sermos mais produtivos, em um casamento entre finanças pessoais e gestão do tempo que deu muito certo.

Sem uma boa metodologia para tratar tais mensagens, seria um caos. Utilizando GTD ( veja mais neste artigo do vizinho efetividade.net), um excelente método de produtividade pessoal criado por David Allen, a tarefa fica bem mais fácil.

Já faz algum tempo que utilizo a técnica que Kelly Forrister, consultora da David Co., chama de 4D’s. Delete, Do, Delegate, Deferred. Na verdade, trata-se de um mantra para mim, não só em relação a e-mails, mas em todo ciclo de tarefas que faz parte do meu dia-a-dia. Deletar, Fazer, Delegar, Deferir.

Primeiro, meu leitor de correio se encarrega de filtrar as mensagens para as devidas pastas, facilitando assim a organização por projetos e listas de discussão. Nessa fase ele também detecta quais mensagens são spams e as move para uma pasta específica. Em seguida vejo as mensagens que permaneceram na minha caixa de entrada. Então, baseado no assunto e no remetente, começo a deletar as mensagens indesejadas. Verifico a pasta spam, a procura de alguma mensagem erroneamente identificada como tal. Nessa primeira etapa, já me livrei de cerca de 30% dos emails!

 Em seguida, baseando-se no assunto da mensagem, verifico quais eu posso atender, fazer em menos de dois minutos. Pedidos simples, como liberar uma conta, criar um usuário, uma dúvida sobe a diferença entre eficaz e eficiente. Algumas mensagens inclusive não exigem nenhuma ação.

Após isso, chega a hora de procurar tarefas que possamos delegar. Podemos também nos basear no assunto das mensagens. Se o e-mail trata de um assunto que depende de outra pessoa, encaminhe-o ou abra uma entrada em alguma de suas listas para tratar do assunto. Nesse ponto  já tratamos boa parte de nossa caixa.

Por último, veremos quais mensagens deferir. Faço isso movendo-as para as pastas adequadas, adicionando rótulos de cores e etiquetas de prioridade, de acordo com o conteúdo das mesmas. Nessa fase é normal achar uma mensagem que iremos simplesmente apagar ou delegar.

Com esses passos reduzo a zero os emails em minha caixa de entrada, e tenho separado aqueles que exigem mais de dois minutos para serem feitos, aos quais irei voltar com mais calma para resolvê-los.

E você, usa alguma técnica para tratar seus e-mails?  Deixe seu comentário.

A quase totalidade dos textos que tratam do assunto abordam apenas o lado negativo, fornecendo receitas(?!) de como eliminá-la. Porém daremos aqui um outro enfoque, um contraponto ao costumeiro não deixe para amanhã o que se pode fazer hoje.

Creio que a procrastinação tem mais a ver com valores, urgência e importância do que com uma mera lista de tarefas. A grande questão, como diria Paul Graham em seu artigo A boa e a má procrastinação, não é como evitá-la, mas como procrastinar bem.

O primeiro passo é a identificação do que pode ser protelado.  É uma lástima deixar para iniciar um trabalho, solicitado com bastante antecedência, apenas dias antes da sua entrega. Mas o que dizer das atividades do dia-a-dia, ou das menos importantes?

Não se trata de um mero desprezo para com as tarefas cotidianas, mas de saber lidar melhor com elas. É uma questão de oportunidade.

Você trabalhou para resolver um problema complexo nas últimas duas horas e está em um elevado grau de concentração, mas sabe que tem que ir buscar uma encomenda nos correios. Postergue esta saída para amanhã e continue resolvendo o problema, não perca a inspiração.

Não se deve interromper uma tarefa complexa, que exige energia mental abundante, para cuidar de de afazeres simples, que podem ser adiados sem problemas.

Quem nunca teve aquela sensação de achar o dia curto demais para as atividades que assumiu?  Contudo, a chave é não ser escravo do tempo, mas senhor dele. Nesse sentido, temas atuais como lifehacking podem nos ajudar a desenvolvermos uma boa procrastinação.

Não tenha medo em adiar. Se precisar de um novo provérbio,  faça amanhã o que irá atrapalhar o que está sendo feito hoje.