Sem uma boa metodologia para tratar tais mensagens, seria um caos. Utilizando GTD ( veja mais neste artigo do vizinho efetividade.net), um excelente método de produtividade pessoal criado por David Allen, a tarefa fica bem mais fácil.

Já faz algum tempo que utilizo a técnica que Kelly Forrister, consultora da David Co., chama de 4D’s. Delete, Do, Delegate, Deferred. Na verdade, trata-se de um mantra para mim, não só em relação a e-mails, mas em todo ciclo de tarefas que faz parte do meu dia-a-dia. Deletar, Fazer, Delegar, Deferir.

Primeiro, meu leitor de correio se encarrega de filtrar as mensagens para as devidas pastas, facilitando assim a organização por projetos e listas de discussão. Nessa fase ele também detecta quais mensagens são spams e as move para uma pasta específica. Em seguida vejo as mensagens que permaneceram na minha caixa de entrada. Então, baseado no assunto e no remetente, começo a deletar as mensagens indesejadas. Verifico a pasta spam, a procura de alguma mensagem erroneamente identificada como tal. Nessa primeira etapa, já me livrei de cerca de 30% dos emails!

 Em seguida, baseando-se no assunto da mensagem, verifico quais eu posso atender, fazer em menos de dois minutos. Pedidos simples, como liberar uma conta, criar um usuário, uma dúvida sobe a diferença entre eficaz e eficiente. Algumas mensagens inclusive não exigem nenhuma ação.

Após isso, chega a hora de procurar tarefas que possamos delegar. Podemos também nos basear no assunto das mensagens. Se o e-mail trata de um assunto que depende de outra pessoa, encaminhe-o ou abra uma entrada em alguma de suas listas para tratar do assunto. Nesse ponto  já tratamos boa parte de nossa caixa.

Por último, veremos quais mensagens deferir. Faço isso movendo-as para as pastas adequadas, adicionando rótulos de cores e etiquetas de prioridade, de acordo com o conteúdo das mesmas. Nessa fase é normal achar uma mensagem que iremos simplesmente apagar ou delegar.

Com esses passos reduzo a zero os emails em minha caixa de entrada, e tenho separado aqueles que exigem mais de dois minutos para serem feitos, aos quais irei voltar com mais calma para resolvê-los.

E você, usa alguma técnica para tratar seus e-mails?  Deixe seu comentário.